Tässä on esimerkkejä ja käyttötapauksia siitä, miksi yritykset ja yhteisöt keskittävät e-julkaisujaan yhteen navigoitavaan galleriasivuun, sekä miten julkaisut kuten PDF:t, e-julkaisut ja flipbookit voidaan hallita työnkululla, jossa käyttäjä määrittelee, onko julkaisu julkinen ja näkyvissä galleriassa.

Aineistot ovat myös haettavissa ja löydettävissä sekä kerromme, miten arkistointityönkulku sopii kokonaisuuteen. Useimmiten galleriasivujen aineistot ovat PDF-pohjaisia, mutta ne voidaan laajentaa muilla tiedostoformaateilla riippuen viestin sisällöstä.

Hyödyt julkaisumateriaalien keskittämiselle

Usein lehdistötiedotteet ovat yhdessä paikassa, raportit toisessa, videot piilossa blogeissa → ja käyttäjät eivät löydä mitään.
Yritykset, virastot ja yhteisöt haluavat yhä useammin tuoda kaiken virallisen julkaisu- ja mediakirjastonsa yhden sivun alle, koska se:

✓ Vähentää sisällön hajautumista

✓ Parantaa löydettävyyttä

Asiakkaat, media ja yhteistyökumppanit löytävät materiaalit helposti yhdeltä sivulta.

✓ Mahdollistaa yhdenmukaisen brändikokemuksen

Sama visuaalinen tyyli, sama tapa esittää julkaisut (PDF, flipbook, thumbnail, video embed).

✓ Selkeä työnkulku julkaisun omistajille

Sisältö on joko julkinen tai sisäinen, ja näkyvyys galleriassa määräytyy automaattisesti.

✓ Vähentää manuaalista työtä

Automaatiot hoitavat:

• versionhallinnan
• arkistoinnin
• julkaisun esikatselun
• näkyvyyden määrittelyn
• ajastettu julkaisuajankohta, poistoajankohta tai arkistointipäivä
   

🧩 Tyypilliset käyttötapaukset sisältöjen keskittämisestä galleriasivulle

1) Vuosikertomukset ja viralliset julkaisut

• vuosikertomuksia
• tilinpäätöksiä
• strategiadokumentteja
• vastuullisuusraportteja

2) Markkinointi- ja brändimateriaalit ns. brändikirjastona

• PowerPoint ja PDF-esityksiä
• tuotekuvastoja
• esitteitä
• asiakaslehtiä
• kampanjavideoita
• ohjeistuksia
• kuvia, logoja

​​3) Oppaat, infopaketit ja koulutusmateriaalit

• käyttöohjeita
• koulutusvideoita
• asiakasoppaita

4) Tiedotteet ja virallinen viestintä tiedotearkistona

• lehdistötiedotteita
• virallisia lausuntoja
• uutisjulkaisuja

Melvin Mediafiles julkaisut toimivat myös kännyköillä.

 

🧭 Esimerkki julkaisun työnkulusta käytännössä

1. Käyttäjä lataa tiedoston, yleensä PDF (optiona myös PPT, kuva, video).
2. Järjestelmä ehdottaa metatietoja automaattisesti (AI).
3. Julkaisujen hallinta onnistuu työnkululla, jossa käyttäjä valitsee:
   • “Julkinen galleria” Näkyy galleriassa
   • “Vain sisäinen käyttö” Näkyy ylläpitäjällä
   • “Arkistoitava” Tallentuu haettavalle omalle sisäiselle osiolle

4. Järjestelmä muuntaa materiaalin:

1. • PDF → flipbook muotoon online selattavaksi MagNet e-Publishingilla
   • tai jättää PDF-muotoon ladattavaksi tai näkyväksi PDF-Vieweriin
2. Julkaisut ilmestyvät galleriasivulle oikeaikaisesti oikealla kategorialla ja thumbnaililla ja sisältö on haettavissa.
3. Palvelu ehdottaa myös rikastamista, uudelleenkäyttöä sekä arkistointia.

Erilaisten tiedostotyyppien automaattinen käsittely palvelussa

PDF: Muunnetaan flipbookiksi tai näytetään PDF-viewerissä

Samalla voidaan myös hallita muita tiedostoformaatteja:

PPTX: Muunnetaan web-esitykseksi tai ladattavaksi tiedostoksi

KUVAT: Näytetään thumbnail- ja esikatselumuodossa

VIDEOT: Luo videosta näyttökuvan ja esikatselun galleriasivun upotetulla videosoittimella

📦 Arkistointityönkulun rooli

Arkistointi toimii sekä automaattisesti että manuaalisesti:

✓ Kun julkaisu vanhenee

Esim. kampanja tai vuosikertomus → siirtyy automaattisesti arkistoon sovitun ajan päästä. Tyypillisesti kun vuosikertomus vanhenee tai tuote poistuu.

✓ Kun materiaali korvataan uudella versiolla

Uusi tiedosto toimii samalla linkillä → vanha siirtyy arkisto-osioon tai poistuu. Tyypillisesti esimerkiksi tarjouslehdet.

✓ Käyttäjä voi manuaalisesti arkistoida sisällön

“Arkistoi” → poistuu galleriasivulta mutta säilyy hakutoiminnossa tai valinnaisesti poistuu kokonaan. Tyypillisesti historia-aineistot.

✓ Arkistoidut materiaalit ovat edelleen haettavissa

Mutta eivät vie tilaa julkisilla sivuilla.
 

🎯 Melvin Mediafiles ja MagNet e-Publishing palvelu

Julkaisun työnkulku + galleriasivu + arkistointiprosessi luovat:

✔️ yhden keskitetyn paikan kaikelle sisällölle

✔️ automaattisen tavan hallita näkyvyyttä

✔️ modernin tavan näyttää julkaisuja (MagNet e-Publishing flipbook)

✔️ tehokkaan sisäisen prosessin mediatiedostoille ja viestintätiimeille

Kiinnostuiko? Varaa maksuton demo, ja näytämme kuinka voit helposti ja kätevästi hallita digitaalista sisältöäsi yhdestä keskitetystä paikasta – ilman monimutkaisuutta.