Företag, myndigheter och organisationer producerar i dag stora mängder digitalt innehåll: årsredovisningar, pressmeddelanden, marknadsmaterial, guider, videor och rapporter. Ofta sprids materialet ut över flera olika platser – pressrum, bloggar, filservrar och intranät – vilket gör det svårt för användare att hitta rätt innehåll.

I den här artikeln går vi igenom varför allt fler väljer att samla sina publikationer på en enda, lättnavigerad gallerisida, hur publiceringsarbetsflödet fungerar i praktiken och vilken roll arkivering spelar i helheten.

Varför centralisera publikationer på en gallerisida?

Ofta ligger pressmeddelanden på ett ställe, rapporter på ett annat och videor är gömda i bloggar – med resultatet att användarna inte hittar någonting.

Allt fler organisationer vill därför samla hela sitt officiella publicerings- och mediebibliotek på en och samma sida. Det ger flera tydliga fördelar:

Fördelar med centraliserat publiceringsmaterial

✓ Minskar fragmentering av innehåll
Allt material finns samlat på ett ställe istället för utspritt i olika kanaler.

✓ Förbättrar sökbarhet och hittbarhet
Kunder, media och samarbetspartner hittar enkelt rätt material från en gemensam sida.

✓ Skapar en enhetlig varumärkesupplevelse
Samma visuella uttryck och samma sätt att presentera publikationer – oavsett om det gäller PDF, flipbook, miniatyrbild eller inbäddad video.

✓ Tydligt arbetsflöde för publiceringsansvariga
Innehållet är antingen offentligt eller internt, och synligheten i galleriet styrs automatiskt.

✓ Minskar manuellt arbete
Automatiseringar hanterar bland annat:

• versionshantering

• arkivering

• förhandsvisning av publikationer

• synlighetsinställningar

• schemalagd publicering och arkivering eller borttagning vid bestämda datum

Typiska användningsfall för gallerisidor

1) Årsredovisningar och officiella publikationer

• årsredovisningar

• bokslut

• strategidokument

• hållbarhetsrapporter

2) Marknads- och varumärkesmaterial (varumärkesbibliotek)

• PPT- och PDF-presentationer

• produktkataloger

• broschyrer

• kundtidningar

• kampanjvideor

• riktlinjer och manualer

• bilder och logotyper

3) Guider, informationspaket och utbildningsmaterial

• användarmanualer

• utbildningsvideor

• kundguider

4) Pressmeddelanden och officiell kommunikation

• pressmeddelanden

• officiella uttalanden

• nyhetspublikationer

Alla publikationer är sökbara och fungerar lika bra på dator som på mobil.

Exempel på ett publiceringsarbetsflöde i praktiken

Ett modernt publiceringsarbetsflöde gör det enkelt att hantera innehåll från uppladdning till publicering och arkivering.

1. Användaren laddar upp en fil – oftast en PDF, men även PPT, bild eller video är möjligt.

2. Användaren väljer hur innehållet ska hanteras:

   • Offentlig i galleriet – visas publikt

   • Endast för internt bruk – synligt endast för administratörer

   • Ska arkiveras – sparas i en skild, sökbar sektion

3. Systemet konverterar materialet:

   • PDF → till flipbook-format för onlinebläddring med MagNet e-Publishing

   • eller behåller PDF-formatet för nedladdning eller visning i PDF-viewer

4. Publikationen visas automatiskt på gallerisidan vid rätt tidpunkt, i rätt kategori och med korrekt miniatyrbild.

Tjänsten föreslår även innehållsberikning, återanvändning och arkivering.

Automatisk hantering av olika filtyper

Systemet hanterar flera filformat utan manuellt arbete:

• PDF: Konverteras till flipbook eller visas i PDF-viewer

• PPTX: Konverteras till webbpresentation eller görs tillgänglig som nedladdningsbar fil

• Bilder: Visas som miniatyrbilder och i förhandsgranskning

• Video: Skapar automatiskt thumbnail och förhandsvisning med inbäddad videospelare

Arkiveringsarbetsflödets roll

Arkivering är en central del av ett hållbart publiceringsflöde och kan ske både automatiskt och manuellt.

✓ När en publikation blir inaktuell
Till exempel när en kampanj avslutas eller en årsredovisning ersätts – materialet flyttas automatiskt till arkivet efter en bestämd tidsperiod.

✓ När en ny version publiceras
Den nya filen använder samma länk, medan den tidigare versionen arkiveras eller tas bort. Vanligt för kampanj- och erbjudandematerial.

✓ Manuell arkivering vid behov
Användaren kan själv arkivera innehåll som inte längre ska visas publikt men ändå behöver vara sökbart, exempelvis historiskt material.

✓ Arkiverat innehåll är fortsatt sökbart
Men tar inte plats bland det aktuella materialet och på publika sidor.

En komplett lösning med Melvin Mediafiles och MagNet e-Publishing

Tillsammans skapar publiceringsarbetsflöde, gallerisida och arkiveringsprocess:

✔️ en centraliserad plats för allt innehåll
✔️ ett automatiserat sätt att styra synlighet
✔️ ett modernt och användarvänligt sätt att visa publikationer med flipbooks
✔️ en effektiv intern process för kommunikations- och mediateam

 

 

Nyfiken?
Boka en kostnadsfri demo så visar vi hur du enkelt kan hantera allt ditt digitala innehåll från en och samma centrala plats – utan onödig komplexitet.