Blogg

Företag, myndigheter och organisationer producerar i dag stora mängder digitalt innehåll: årsredovisningar, pressmeddelanden, marknadsmaterial, guider, videor och rapporter. Ofta sprids materialet ut över flera olika platser – pressrum, bloggar, filservrar och intranät – vilket gör det svårt för användare att hitta rätt innehåll.

I den här artikeln går vi igenom varför allt fler väljer att samla sina publikationer på en enda, lättnavigerad gallerisida, hur publiceringsarbetsflödet fungerar i praktiken och vilken roll arkivering spelar i helheten.

Företag, myndigheter och organisationer producerar i dag stora mängder digitalt innehåll: årsredovisningar, pressmeddelanden, marknadsmaterial, guider, videor och rapporter. Ofta sprids materialet ut över flera olika platser – pressrum, bloggar, filservrar och intranät – vilket gör det svårt för användare att hitta rätt innehåll.

Samla alla era publikationer i ett gemensamt, sökbart galleri – istället för att sprida dem över pressrum, bloggar och filmappar.

När ett företag bestämmer sig för att bygga upp en ny mediebank vill man komma igång snabbt – att börja skapa mappar, ladda upp filer och sortera material.
Men den viktigaste delen sker innan första filen laddas upp: planeringen och behovsanalysen.
Det är här grunden läggs för ett system som fungerar i längden – eller för en mediebank som snabbt blir lika rörig som den gamla.

I dagens digitala värld hanterar företag enorma mängder bilder, filmer, logotyper och dokument. Det är lätt att tappa bort filer eller använda gamla versioner. Ett system för digitala tillgångar hjälper till att skapa struktur, spara tid och ge bättre kontroll över företagets material. Genom att samla allt på ett ställe blir samarbetet enklare och marknadsarbetet mer effektivt.

Men även om systemen har många fördelar finns det också några utmaningar att känna till innan man inför ett sådant.

Människor agerar oftast så som de alltid har gjort. De sparar filer tillfälligt där det råkar vara bekvämt, och tänker inte ofta på filerna som något som andra också kan behöva använda. Detta sker när individer anpassar sig för mycket till befintliga arbetsflöden, även om de är ineffektiva, och detta oorganiserade beteende kan snabbt sprida sig och bli ett hot mot organisationen. Dessutom har vissa medarbetare en tendens att motsätta sig förändring och föredrar att stanna kvar i nuläget.