När ett företag bestämmer sig för att bygga upp en ny mediebank vill man komma igång snabbt – att börja skapa mappar, ladda upp filer och sortera material.
Men den viktigaste delen sker innan första filen laddas upp: planeringen och behovsanalysen.
Det är här grunden läggs för ett system som fungerar i längden – eller för en mediebank som snabbt blir lika rörig som den gamla.
Varför planering är så avgörande
En mediebank är inte bara ett arkiv – det är ett strategiskt verktyg. Den påverkar hur enkelt medarbetare hittar rätt material, hur effektivt kampanjer kan produceras och hur varumärket upplevs utåt.
Utan en tydlig plan riskerar man:
- Duplicerat eller förlorat material – om ingen vet var filer egentligen ska ligga.
- Otydliga rättigheter – vilket kan leda till att bilder används utan tillstånd.
- Onödigt arbete – när samma filer skapas eller efterfrågas gång på gång.
- Bristande varumärkeskontroll – då gamla logotyper eller fel färger används i nya kampanjer.
Planering handlar alltså inte bara om struktur, utan om tid, resurser och varumärkets trovärdighet.
Vad bör behovsanalys omfatta
För att mediebanken ska möta verksamhetens faktiska behov behöver du börja med att förstå hur mediebanken används idag – och hur den bör användas framöver.
Här är några centrala punkter att undersöka:
1. Vilka ska använda mediebanken?
- Marknadsavdelningen?
- Säljteamet?
- Kommunikationsenheten?
- Externa byråer eller samarbetspartners?
Varje grupp har olika behov – exempelvis behöver marknadsteamet ofta snabb tillgång till kampanjbilder, medan HR kanske söker porträttbilder för press och rekrytering.
2. Vilken typ av material ska lagras?
Det är skillnad på en mediebank som bara hanterar bilder och en som även innehåller videor, mallar, dokument och grafik.
Att veta detta i förväg hjälper dig att välja rätt system med tillräckligt lagringsutrymme, definiera rätt metadatafält och planera en logisk struktur.
3. Vilka krav finns på åtkomst och säkerhet?
Behöver vissa filer bara vara tillgängliga internt? Ska byråer eller återförsäljare ha extern inloggning?
Genom att identifiera behörighetsnivåer tidigt undviker du både säkerhetsrisker och onödiga spärrar.
4. Vilka integrationer behövs?
En modern mediebank kan ofta kopplas till andra system – som webbsidor, sociala medier, Microsoft 365 eller Adobe Creative Cloud.
Att tänka på detta redan i planeringen gör övergången smidig och framtidssäker.
Exempel på när planering saknas
Föreställ dig en situation var man i förtaget under flera år har laddat upp bilder till en gemensam server utan struktur. När man sen skall ta i bruk en ny mediebank inser man att över 60 % av materialet är dubbletter, föråldrade kampanjbilder, eller filer utan upphovsrättsinformation.
Detta resulterar i ett omfattande och tidskrävande rensningsarbete som kan undvikas med en tydlig plan från början.
Exempel när behovsanalysen fungerar
En bra idé är att börja med en workshop där representanter från marknad, sälj och IT deltar. Där kartlägger man vilka filer som används mest, vilka som saknas och hur ofta olika team behöver åtkomst.
Detta resulterar till en tydlig mappstruktur anpassad efter verksamhetens faktiska arbetsflöden, metadatafält som gör sökningen snabb och exakt, och framför allt – en mediebank som alla vill använda.
Planering: en investering som sparar tid (och frustration)
Planering och behovsanalys kan kännas som ett långsamt första steg, men det är den mest värdefulla delen av hela processen.
Genom att lägga tid på att förstå behov, definiera mål och skapa struktur får du en mediebank som är enkel att använda, stärker varumärket och sparar både tid och pengar på sikt.
En bra mediebank handlar inte om teknik – utan om ordning, insikt och framförhållning.
Vi på Communication Pro har många års erfarenhet av att skapa lösningar för digital innehållshantering. Genom åren har vi hjälpt allt från små team till stora företag att övervinna utmaningar och nå sina mål. Tack vare den expertis vi byggt upp har vi nu utvecklat en lösning som kombinerar enkelhet och effektivitet – ett verktyg som verkligen gör skillnad. Oavsett din organisations storlek kan du lita på att vår lösning är designad för att underlätta och förbättra ditt arbete.
Med Melvin Mediafiles har vi skapat en lättanvänd och kraftfull plattform, anpassad för företag som vill ha full kontroll över sina bilder, videor och dokument - utan att krångla till det. Med Melvin kan du tryggt och enkelt lagra, dela och publicera allt från en central plats med starka sökfunktioner. Besök gärna hemsidan: https://www.virtualmagnet.eu/sv/melvin-mediafiles/