Människor agerar oftast så som de alltid har gjort. De sparar filer tillfälligt där det råkar vara bekvämt, och tänker inte ofta på filerna som något som andra också kan behöva använda. Detta sker när individer anpassar sig för mycket till befintliga arbetsflöden, även om de är ineffektiva, och detta oorganiserade beteende kan snabbt sprida sig och bli ett hot mot organisationen. Dessutom har vissa medarbetare en tendens att motsätta sig förändring och föredrar att stanna kvar i nuläget.
Hur får man då användarna att spara filer på ett sätt som motsvarar organisationens behov?
För att förändra människors vanor börjar det ofta med att visa hur förändringen gynnar dem personligen och underlättar deras arbete – inte bara hur den gynnar organisationen. För att optimera användarvänligheten i en applikation behöver du se världen ur dina användares perspektiv. Om du kan lyfta fram de direkta fördelarna med att organisera filer på rätt sätt, använda metadata och dra nytta av ett centralt system, är det mer sannolikt att du lyckas skapa beteendeförändring.
1. Kommunicera syftet och fördelarna tydligt
Ett nytt system kan skapa osäkerhet i teamet, särskilt om det innebär att gamla vanor behöver ändras. Därför är det viktigt att förklara varför systemet införs och vilka fördelar det kommer att ge.
- Visa på nyttan: Förklara hur det nya systemet kommer att spara tid, förbättra samarbetet och lösa konkreta problem som teamet har upplevt.
- Knyt det till deras arbete: Lyft fram specifika förbättringar som påverkar deras dagliga uppgifter – som snabbare filhantering, enklare delning eller mindre förvirring kring filversioner.
Exempel: “Med det nya systemet behöver ni inte längre leta efter rätt filer i olika mappar – allt är samlat på ett ställe och enkelt att söka fram.”
2. Involvera teamet tidigt i processen
För att få teamet att känna sig delaktigt och engagerat är det viktigt att involvera dem tidigt i beslutsprocessen.
- Be om deras input: Fråga teamet vad de saknar i det nuvarande arbetssättet och vilka funktioner de tycker är viktigast.
- Utse ambassadörer: Identifiera några nyckelpersoner som kan agera ambassadörer för det nya systemet och hjälpa till att sprida positivitet.
Att inkludera teamet tidigt bygger inte bara förtroende, utan hjälper dig också att välja ett system som verkligen möter deras behov.
3. Säkerställ en smidig onboarding-process
När det nya systemet väl är på plats är det viktigt att teamet känner sig tryggt med att använda det. Här är några steg för att underlätta onboarding:
- Planera utbildning: Ordna workshops eller onlineutbildningar för att visa teamet hur systemet fungerar. Anpassa innehållet efter olika avdelningars specifika behov.
- Ge stöd: Ha en dedikerad kontaktperson (internt eller från leverantören) som teamet kan vända sig till vid frågor.
- Skapa enkla guider: Sammanställ korta, steg-för-steg-guider för vanliga uppgifter som att ladda upp, söka eller dela filer. Eller fråga din leverantör om de redan har färdiga guider till ert förfogande.
4. Fokusera på kontinuerlig förbättring
Införandet av ett nytt system är inte en engångshändelse – det är en pågående process. Fortsätt att utvärdera och förbättra systemets användning över tid.
- Samla regelbunden feedback: Fråga teamet hur systemet fungerar för dem och om det finns något som kan förbättras.
- Håll utbildningar löpande: Introducera nya funktioner och arbetssätt när teamet är redo.
- Fira framgångar: Lyft fram konkreta resultat, som tid som har sparats eller samarbeten som har förbättrats.
Sammanfattning
Att förbereda teamet för ett nytt system för digital innehållshantering handlar om tydlig kommunikation, delaktighet och kontinuerligt stöd. Genom att involvera teamet tidigt, erbjuda rätt utbildning och ha en plan för uppföljning kan du skapa en smidig övergång och maximera nyttan av det nya systemet.
Genom att visa hur korrekt filhantering gynnar både individen och organisationen, och genom att göra processen så enkel som möjligt, är det mer sannolikt att du lyckas förändra teamets vanor över tid.
Redo att ta nästa steg?
Med rätt förberedelser kan ditt team snabbt börja dra nytta av fördelarna med ett nytt system. Om du vill veta mer om hur ett system som Melvin Mediafiles kan göra skillnad för ditt företag, boka en gratis demo idag.
Genom att använda en plattform som Melvin Mediafiles kan företag samla, organisera och effektivt hantera sina digitala tillgångar på ett och samma ställe. Resultatet? Mindre stress, bättre samarbeten och en starkare position på marknaden. Hanteringen av digitala tillgångar är inte längre ett val – det är en nyckel till framgång.