Känner du igen det här scenariot? Du jobbar på en viktig kampanj och behöver snabbt hitta en viss banner, en tidigare e-postmall eller en bild från en äldre sociala medie-kampanj. Men istället för att snabbt komma igång, fastnar du i jakten på materialet. Det visar sig att filen du behöver ligger på en kollegas dator, ett äldre dokument är lagrat på en extern hårddisk, och några bilder ligger på mobilen hos en teammedlem som är på semester. Låter det bekant?
Att ha marknadsföringsmaterial utspritt på olika enheter och platser är ett vanligt problem i många företag, särskilt i team som hanterar stora mängder kreativa filer. Här ska vi titta närmare på varför det kan vara så svårt att hitta rätt material, och hur mycket enklare och smidigare arbetet skulle bli om allt var samlat på ett och samma ställe.
Problemet med spridda resurser
Det finns flera anledningar till att digitala marknadsföringsmaterial ofta hamnar på olika platser:
Flera lagringsplatser
Material kan lagras på en mängd olika platser – allt från lokala datorer och externa hårddiskar till molnplattformar som Google Drive, Dropbox eller Teams. Om företaget inte har en tydlig policy för var filer ska lagras, skapas snabbt en kaotisk situation.
Filer hos olika personer
I ett teamarbete är det vanligt att en viss kollega ansvarar för en specifik del av projektet. Men vad händer om den kollegan inte är tillgänglig? Filer som bara finns på en persons dator eller e-post blir plötsligt svåra att få tag i när det behövs som mest.
Oorganiserade filer
Även om alla filer finns på en gemensam plats, blir det svårt att hitta något om mappar och filnamn inte är organiserade. Ett hav av osorterade dokument som heter "Final_version_v2" eller "Kampanjbild_ny" gör sökandet frustrerande.
Teknisk spridning
Idag används olika enheter för att skapa och lagra material: mobiler, surfplattor, laptops och till och med externa kameror. Materialet hamnar då utspritt på flera enheter och blir svårt att centralisera.
Hur påverkar detta teamets arbete?
Tidsförlust: Teammedlemmar sätter timmar på att leta efter filer istället för att arbeta med att skapa värde för företaget.
Onödig frustration: Stressen av att inte hitta rätt material kan skapa irritation inom teamet.
Risk för duplicering: Om det är svårt att hitta rätt fil, skapas ofta nya versioner av samma material, vilket leder till ännu mer oreda.
Missade deadlines: När jakten på material tar för lång tid, kan projekt och kampanjer försenas.
Drömmen om allt på ett ställe
Tänk dig en värld där allt ditt marknadsföringsmaterial är samlat på ett och samma ställe – enkelt att söka och tillgängligt för hela teamet. Så skulle det kunna se ut:
-
Ett centraliserat lagringssystem
Genom att använda en molnbaserad plattform kan alla filer lagras på ett gemensamt ställe. Alla i teamet kan ha tillgång till de senaste versionerna av materialet, oavsett var de befinner sig. -
Kraftfulla sökfunktioner
Moderna molnplattformar erbjuder sökverktyg där du kan hitta filer baserat på nyckelord, taggar eller datum. Detta eliminerar behovet av att manuellt gräva genom mappar. -
Organiserad struktur och standardisering
- Marknadsföring > Sociala medier > Instagram > Kampanjnamn
- Marknadsföring > E-postkampanjer > Säsong
-
En gemensam filstruktur och en konsekvent namngivningsstrategi gör att alla enkelt kan förstå var de ska leta.
-
Ett centraliserat system säkerställer att ingen fil är begränsad till en enskild person eller enhet. Samtidigt kan åtkomstkontroller säkerställa att endast rätt personer har tillgång till känsligt material.
Att hantera utspritt marknadsföringsmaterial är en utmaning som många team brottas med, men det behöver inte vara så. Genom att samla allt på ett gemensamt ställe kan du och ditt team spara tid, minska stress och jobba mer produktivt. Börja med att centralisera, organisera och standardisera – och njut av en smidigare arbetsvardag där allt du behöver finns tillgängligt på ett klick.
Framtidens marknadsföring är både kreativ och organiserad – och den börjar med ett effektivt system! Vi bjuder på en minikurs där du steg för steg får insikter om hur en modern mediebank kan optimera din organisations arbetsflöde. I 5 dagars tid får du varje dag nya konkreta tips och strategier för att hantera ditt digitala material mer effektivt. Genom att följa dessa fem steg kan ni skapa en mer effektiv, säker och användarvänlig hantering av ert mediematerial.
5-dagars minikurs "Så förbättrar en effektiv mediabank ert arbetsflöde".
ANMÄL DIG TILL KURSEN |
Melvin Mediafiles är den perfekta lösningen för både små företag och team som vill ha full kontroll över sitt visuella innehåll. Läs mer: Melvin Mediafiles
Med Melvin Mediafiles kan du tryggt och enkelt lagra, dela och publicera dina bilder, videor och dokument – allt från en central plats med starka sökfunktioner.